REKLAMA

7 zásad, jak psát e-maily jako profesionál(ka)

#1 E-mail versus telefonát

V první řadě je dobré si uvědomit, kdy se ještě sluší psát e-mail a kdy už je lepší zavolat. Existuje na to několik indicií: Trvalo by vám napsat mail půl hodiny? Volejte. V případě, že tušíte, že by i telefonát mohl zabrat více než 10 minut, domluvte si konkrétní čas, kdy se oběma hovor hodí.

Indicie číslo dvě: Píšete už třetí reakci na stejné téma a stejně se problém nezdá být vyřešen? Než si celý den či týden vyměňovat zprávy, volejte. Právě jste narazili na situaci, kdy si zřejmě v psané formě nedokážete vysvětlit, co je potřeba, přitom po telefonu to možná zvládnete za pár minut.

#2 Nikdo nechce číst maily

Jsou věci, které je potřeba sepsat, aby se k nim váš protějšek mohl později vrátit, použít je jako podklady či plán strategie. V takovém případě bude možná mail o něco delší, ale vždycky musí být strukturovaný. Používejte odrážky, číslujte, zvýrazněte to nejdůležitější, vyjadřujte se stručně.

Naopak v takovém typu zprávy vynechejte osobní dotazy a cokoli, co by vaše psaní zbytečně natahovalo, nejdůležitější informace musí zaznít hned v úvodu. Vzpomeňte si sami na sebe – jakmile vám mailem dorazí jakýkoli elaborát, čtete každý sedmý řádek a v polovině to vzdáte úplně, nebo ne? Než takový mail odešlete, znovu si jej přečtěte a vyškrtejte zbytečné věty i všechna slova, která nemají zásadní význam.

 

#3 Předmět je základ

Je-li váš mail důležitý, nepište do předmětu vtipy, emotikony ani vágní slova jako „Ahoj“. Pokud e-mail důležitý není, vůbec ho neposílejte. Každý předmět by měl jasně vyjadřovat, co se v mailu píše, a to především pro případ, aby byl později v poště snadno dohledatelný. Proto je také dobré témata oddělovat a posílat je v separátních mailech, pokud se vzájemně neprolínají. 

Pokud se v jednom vlákně změní téma, klidně v odpovědi změňte i předmět. Uvidíte, že to velmi brzy oceníte, protože budete schopni dohledat potřebné informace během vteřiny, a to klidně i v mobilu.

 

#4 Nebuďte agresivní

Vyhýbejte se vykřičníkům i psaní velkým písmem. Obojí v textu působí velmi agresivně a čitatel může snadno získat pocit, že na něj písemně křičíte. Mějte také na paměti, že psaný text nevyjadřuje emoce stejným způsobem, jako když mluvíte. Co jste mysleli jen jako konstatování faktu, může vyznít vyčítavě. Co myslíte velmi vážně, může znít jako vtip a naopak. Vyjadřujte se tedy přesně, případně nepříjemné informace raději sdělujte po telefonu.

#5 Neberte si to osobně

Ze stejných důvodů přistupujte střízlivě i k mailům, co přichází k vám. Spousta lidí, včetně manažerů na vysokých pozicích, bohužel nepřemýšlí nad tím, jak jejich slova zní a jestli vám práci usnadňují nebo naopak. Navíc v písemném projevu je člověk vždy odvážnější, než kdyby vám sdělení měl říci do očí. Proto si rozčilené či podrážděně znějící maily neberte osobně. 

Pokud by vás takový mail přece jen trápil – jen málokdo z nás umí nad negativními emocemi mávnout rukou – dotyčnému zavolejte a zeptejte se, jak to skutečně myslel a kde je problém. Velmi pravděpodobně bude během hovoru klidnější, už proto, že se částečně vybouřil při psaní mailu. 

 

#6 Nezapomeňte odepsat

Když si vygooglujete jakoukoli e-mailovou etiketu, všude se praví, že ideální je odepsat do 24 hodin, pozdější odpovědi už můžou být brány jako neslušné. Jednoduchý lifehack, který může pomoct, zní: Pokud odpověď zabere méně než minutu, vyťukejte ji ihned. Tím ihned zredukujete počet mailů, na které byste teoreticky mohli zapomenout.

Což je v dnešní době velmi snadné. Sama nejčastěji zapomenu odpovědět tehdy, když si mail čtu v mobilu někde za chůze nebo uprostřed jiné činnosti a řeknu si, že odpovím později u počítače. Protože už se znám, snažím se každý třeba druhý den projet Inbox, zda mi něco nevypadlo. Nefunguje to ale stoprocentně. Profíci říkají, že pokud odpovídáte se zpožděním (a nemusí to být jen kvůli zapomínání, ale třeba proto, že jste zjišťovali jinou informaci a podobně), je dobré nezačít větou: „Moc se omlouvám za zpoždění.“ Ale raději: „Děkuji za trpělivost.“ Cítíte ten rozdíl?

#7 Ďábelské detaily

To, jakým způsobem formulujete své sdělení, velmi zásadně ovlivňuje způsob, jakým vás vaši klienti či kolegové vnímají. Pokud tedy chcete znít jako zkušený a schopný člověk, který má svoji práci pod kontrolou, přestaňte například používat větu: „Kdy se vám to hodí?“ Ale rovnou napište: „Můžeme si zavolat zítra ve tři?“ 

Nikdy nepište: „Dává to takhle smysl?“ Zbytečně se tím podceňujete. Raději napište, že v příprdě dotazů jste k dispozici. To samé platí o: „Myslím si, možná, asi bychom měli…“ Napíšete-li: „Navrhuji udělat tohle…“, budete znít jako lídr, který ví, co dělá a ostatní se nebojí ho následovat.

Upozornil vás někdo na chybu? Nemusíte si sypat popel na hlavu, ale naopak poděkovat a ocenit druhého, že si toho všiml a jen prohlásit, že posíláte upravený materiál. A na poděkování nemusíte odpovídat: „Není zač“, jak je zvykem. „Kdykoli ti ráda pomůžu.“ zní mnohem lépe a může to ostatní motivovat, aby i oni ochotně pomáhali vám. 

REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA